Procedura przygotowania pracy dyplomowej do obrony

Przygotowanie prac dyplomowych do obrony – zasady postępowania uczestników procesu

1.   Przynajmniej na sześć tygodni przed planowanym terminem obrony pracy dyplomowej sekretariat instytutu dyplomującego przekazuje do dziekanatu dane niezbędne do wprowadzenia pracy do systemu USOS, tj. nazwisko, imię i numer albumu dyplomanta, tytuł pracy, datę zatwierdzenia tematu, nazwisko promotora pracy oraz ewentualnie nazwisko opiekuna naukowego. Dane te mogą być dostarczone w dowolnej czytelnej postaci (kserokopia karty pracy dyplomowej, lista zbiorcza).

2.   Dziekanat niezwłocznie dokonuje wprowadzenia otrzymanych danych do systemu USOS.

3.   Po zaakceptowaniu przez promotora w trakcie konsultacji ostatecznej postaci pracy dyplomowej student loguje się do systemu APD (adres https://apd.usos.pw.edu.pl, login i hasło takie jak w serwisie USOSWeb) i wprowadza uzupełniające informacje o pracy (m. in. tytuł w języku angielskim, streszczenia i słowa kluczowe) oraz przesyła do systemu APD wszystkie pliki pracy, tj. tekst pracy i ewentualne pliki dodatkowe. Następnie student, przy użyciu odpowiedniego przycisku w interfejsie użytkownika systemu APD, przekazuje pliki pracy do zatwierdzenia promotorowi. O wykonaniu tej czynności student powinien we własnym interesie powiadomić promotora bezpośrednio lub za pośrednictwem uzgodnionego z nim kanału informacji.

4.   Promotor loguje się do serwisu APD (adres https://apd.usos.pw.edu.pl, login i hasło takie jak w serwisie USOSWeb) i przez kliknięcie w tytuł pracy uzyskuje możliwość zweryfikowania danych pracy wprowadzonych przez studenta oraz sprawdzenia, czy wersja pracy wprowadzona do systemu APD jest identyczna z wersją zatwierdzoną podczas konsultacji. W razie stwierdzenia niezgodności promotor przekazuje pracę studentowi do poprawy.

5.   Jeżeli promotor nie ma zastrzeżeń co do zawartości umieszczonych w systemie APD plików pracy oraz wprowadzonych przez studenta danych uzupełniających, powinien bezzwłocznie zaakceptować pracę w serwisie APD przez kliknięcie przycisku Przejdź do wpisania recenzji w interfejsie użytkownika. Pozwala to równocześnie na przesłanie pliku pracy do systemu OSA w celu dokonania kontroli antyplagiatowej i wydrukowania raportu. Następne kroki procedury mogą być wykonywane dopiero po zaakceptowaniu pracy przez promotora w serwisie APD.

6.   Student przedkłada promotorowi wydrukowany i oprawiony egzemplarz pracy. Promotor sprawdza identyczność tego egzemplarza z zawartością pliku pracy znajdującego się w systemie APD i w razie pozytywnego wyniku weryfikacji dokonuje na stronie tytułowej wydrukowanego egzemplarza adnotacji o przyjęciu pracy i zwraca go studentowi w celu dostarczenia do dziekanatu. Jeżeli wersja drukowana nie jest zgodna z wersją przechowywaną w serwisie APD, promotor zwraca wydrukowany egzemplarz pracy studentowi w celu doprowadzenia go do zgodności z wersją cyfrową z serwisu APD. Uwaga: W wypadku, gdy modyfikacji wymaga wersja cyfrowa, wymiany pliku w systemie APD można dokonać za pośrednictwem dziekanatu, po uzyskaniu pisemnej zgody prodziekana do spraw nauczania.

7.   Student dostarcza do dziekanatu zaakceptowany przez promotora wydrukowany i oprawiony egzemplarz pracy. Pracownik dziekanatu umieszcza na stronie tytułowej informację o dacie dostarczenia tego egzemplarza pracy do dziekanatu. Data ta jest traktowana jako data złożenia pracy dyplomowej w rozumieniu § 20 ust. 9 – 11 Regulaminu Studiów w Politechnice Warszawskiej. Razem z egzemplarzem pracy student powinien złożyć komplet wymaganych dokumentów, zgodnie z wykazem umieszczonym na stronie internetowej Wydziału SiMR. W wyjątkowych wypadkach zestaw dokumentów może być uzupełniony w późniejszym terminie, uzgodnionym z pracownikiem dziekanatu. Do czasu dostarczenia przez studenta kompletu wymaganych dokumentów postępowanie prowadzące do dopuszczenia pracy do obrony zostaje wstrzymane.

8.   Dziekanat dokonuje sprawdzenia, czy student wypełnił wszystkie wymogi określone w programie kształcenia. W razie pomyślnego wyniku tej weryfikacji dziekan podejmuje decyzję o dopuszczeniu studenta do egzaminu dyplomowego oraz wyznacza recenzenta pracy. Egzamin dyplomowy powinien się odbyć w terminie nieprzekraczającym 30 dni roboczych od daty tej decyzji, nie licząc określonych przez Rektora PW w harmonogramie roku akademickiego dni wolnych od zajęć. Student musi być powiadomiony o terminie egzaminu najpóźniej z trzydniowym wyprzedzeniem w sposób określony w Zasadach studiowania na Wydziale SiMR.

9.   Bezzwłocznie po podjęciu przez dziekana decyzji o dopuszczeniu studenta do egzaminu dyplomowego dziekanat wprowadza do systemu USOS dane wyznaczonego recenzenta pracy. Jako drugiego recenzenta określa się promotora pracy. Powoduje to automatyczne wygenerowanie wiadomości poczty elektronicznej, powiadamiających te osoby o konieczności sporządzenia recenzji lub opinii o pracy. Recenzent może w celu sporządzenia recenzji wypożyczyć z dziekanatu dostarczony przez studenta egzemplarz pracy.

10. Recenzent i oceniający pracę promotor logują się do serwisu APD (adres https://apd.usos.pw.edu.pl, login i hasło takie, jak w serwisie USOSWeb) i przez kliknięcie w tytuł pracy w rubryce Zadania na formularzu interfejsu użytkownika, a następnie w ikonę kartki, umieszczoną przy swoim nazwisku, uzyskują możliwość wpisania do systemu APD opinii o pracy lub recenzji. Po zakończeniu wpisywania jej treści należy ją zatwierdzić, pobrać jej plik w formacie PDF, wydrukować go, podpisać i dostarczyć do dziekanatu. Czynności te powinny być wykonane bez zbędnej zwłoki, jednak najpóźniej w takim terminie, aby możliwe było udostępnienie studentowi opinii promotora i recenzji pracy nie później niż na trzy dni robocze przed terminem egzaminu dyplomowego.

11. Po sporządzeniu i zatwierdzeniu opinii promotora oraz recenzji, praca uzyskuje status pracy gotowej do obrony.

12. Dziekanat wykonuje pozostałe czynności związane z przygotowaniem pracy do obrony i organizacją egzaminu dyplomowego.